Einfach erklärt für Unternehmen und Selbstständige
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht nur als Dokument sichtbar ist, sondern zusätzlich strukturierte Daten enthält. Diese Daten können automatisch von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet werden.
Viele Unternehmen verschicken Rechnungen als PDF. Diese PDFs sind jedoch nur für Menschen lesbar. Ein Computer kann die Inhalte nicht sicher erkennen.
Bei einer echten E-Rechnung werden alle wichtigen Rechnungsdaten zusätzlich in einer strukturierten XML-Datei gespeichert.
Diese Daten können automatisch in Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme übernommen werden.
In vielen Ländern wird die elektronische Rechnung bereits verpflichtend. Auch in Deutschland wird die Nutzung von E-Rechnungen zunehmend wichtiger, vor allem im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden.
Diese Formate kombinieren eine normale PDF-Rechnung mit einer strukturierten XML-Datei für die automatische Verarbeitung.