Typische Fehler bei elektronischen Rechnungen
Viele Unternehmen erstellen heute elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD. Obwohl diese Rechnungen technisch korrekt aussehen, kommt es häufig vor, dass sie von Kunden, Buchhaltungssystemen oder Validatoren abgelehnt werden.
Der Grund ist meistens nicht die sichtbare PDF-Rechnung, sondern Fehler in den strukturierten XML-Daten.
Ein Unternehmen erstellt eine Rechnung über 1.190 € brutto.
Die PDF-Rechnung zeigt die korrekte Summe. In der XML-Datei wird jedoch eine andere Steuerberechnung gespeichert.
Das ERP-System des Kunden erkennt diesen Unterschied automatisch und lehnt die Rechnung ab.
Viele Unternehmen glauben, dass eine PDF-Rechnung automatisch eine gültige elektronische Rechnung ist.
Das ist jedoch nicht korrekt. Bei ZUGFeRD müssen zusätzlich strukturierte XML-Daten korrekt in der Datei enthalten sein.
Wenn diese Daten Fehler enthalten, kann eine Rechnung automatisch vom Empfänger abgelehnt werden.
Typische Probleme in der Praxis:
Deshalb prüfen viele Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen technisch, bevor sie versendet werden.
Eine solche Prüfung erkennt Fehler in der XML-Struktur, fehlende Pflichtfelder oder falsche Berechnungen frühzeitig.
So können Rechnungen korrigiert werden, bevor sie beim Kunden oder bei Behörden eingehen.